November 24, 2007

Google Apps - Office di Mana Saja

Dengan Google Apps Anda memiliki akses ke dokumen dan data Anda dari seluruh dunia. Semuanya gratis.

Mereka yang bukan pengguna PC pun tahu bahwa Google dapat menemukan website. Namun, kenyataan bahwa pencarian web hanya merupakan bagian kecil dari Google, tidak banyak yang tahu. Melalui Google, Anda dapat membuat, mengubah, dan mengelola dokumen; mengelola beberapa mail-account sekaligus; atau, diingatkan pada suatu tenggat waktu melalui sms.

Dokumen Selalu Tersedia dan Aman

Office 2007 yang barn harganya sekitar 550 Euro dan memiliki ratusan fungsi yang belum dikenal banyak pengguna kemungkinan juga tidak akan pernah digunakan. Google memang tidak menawarkan fungsi sebanyak paket Office lengkap. Namun, jika hanya pengolah teks dan kalkulasi tabel, Google telah menyediakannya. Semuanya dapat digunakan secara gratis sampai ke fungsi-fungsi team-work untuk kerja keroyokan pada sebuah dokumen.

Menyimpan dokumen sendiri
Di Google ada dua jalan untuk menyimpan dokumen: Membuat sendiri teks dan tabel secara online atau meng-upload file-file yang sudah ada. Google mendukung format TXT, DOC, RTF, serta file-file OpenDocument dan StarOffice. Untuk tabel, Google menawarkan file-file yang terpisah koma, XLS, dan file Open-Document.

Format Office 2007 yang barn belum didukung oleh Google. Oleh karena itu, ketika menyimpan dalam Word baru, perhatikan agar Anda memilih tipe file `Word 97-2003 & 6.0/95'. Untuk meng-upload file ke Google, klik 'Upload' dalam menu utama 'Docs'lalu ikuti panduannya.

Google juga menyediakan sebuah PDF-writer gratis. Untuk menggunakannya, buka saja file Anda dan klik 'File I Export as PDF'. Mengenai keamanan data, Anda tidak perlu khawatir. Menurut informasi yang CHIP peroleh, Google memproteksi data dengan menyediakan backup redundan (multi-backup) untuk mencegah hilangnya data. Terhadap ancaman hacker, Google juga sudah mengantisipasinya—tetapi mereka tidak mau mengungkap detail pengamanannya.

Bekerja sama
Fungsi team-work yang biasanya berharga beberapa ratus Euro dalam sebuah aplikasi pengelola dokumen, di Google tersedia secara gratis. Beberapa pengguna dapat bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan.Untuk membuka sharing pada sebuah file, buka file tersebut dan klik share | as collaborators: Di bawah `Invite people', masukkan alamat e-mail kolega Anda dan konfirmasikan dengan mengklik `Invite collaborators : Kolega yang diundang akan menemukan dokumen tersebut secara langsung di dalam account Google-nya. Dalam menu utama, kiniAnda akan melihat kapan dan oleh siapa dokumen terakhir kali diproses.

Bila ada 2 orang bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan, Google akan menampilkan update-nya, tetapi is menampilkannya dengan sangat lamban. Bila seorang pengguna menghapus baris-baris teks, 10-20 detik kemudian baru tampak pada layar pengguna lainnya. Jika diperlukan versi-versi dokumen sebelumnya yang disimpan Google secara otomatis dapat Anda akses melalui link 'Revisions'.

Mempublikasikan dokumen
Bila Anda ingin sebuah dokumen tertentutersedia di seluruh dunia, Internet adalah sarana yang sempurna. Dengan Google, menjadi mudah. Melalui fungsi`Publish, Google akan menyimpan dokumen di server dan memberikan sebuah URL yang langsung mengantar anda ke file tersebut.

Untuk mempublikasikan sebuah do- kumen, buka dokumen yang diinginkan klik'Publish'. Dalam jendela berikut- nya, Anda dapat memilih apakah Google harus meng-update-nya secara otomatis setiap kali ada perubahan atau tidak. Dengan mengklik 'Publish document' file Anda akan tersedia bagi semua pengguna Internet.

Sumber : Majalah CHIP